Gagnez en sécurité et en organisation grâce à la GED

Lorsqu’une entreprise gère une grande quantité de documents, il peut être difficile de les stocker, de les organiser et de les retrouver rapidement. C’est là que la Gestion Electronique de Documents (GED) entre en jeu à l’instar de la dématérialisation facture. Elles offrent des fonctionnalités avancées pour numériser, indexer, rechercher et gérer les documents, ce qui permet aux entreprises de gagner en efficacité et en productivité.

Qu’est-ce qu’une GED

La Gestion Électronique de Documents (GED) est un ensemble de techniques et de technologies visant à gérer l’ensemble des documents électroniques et/ou physiques d’une entreprise ou d’une organisation. Les logiciels GED permettent de numériser, de stocker, d’organiser et de rechercher efficacement ces documents.

Aussi, les fonctionnalités de base du logiciel incluent la numérisation, l’indexation, la recherche, la gestion des versions, la collaboration et la sécurité. En centralisant l’ensemble des documents de l’entreprise dans un système unique, la GED facilite leur gestion, leur partage et leur diffusion, tout en réduisant les risques de perte ou de vol de documents.

Les logiciels GED sont de plus en plus populaires auprès des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, car ils permettent de gagner en efficacité, de réduire les coûts et de respecter les normes de conformité et de sécurité en vigueur.

Fonctionnalités principales d’une GED

La GED est un outil indispensable pour les entreprises souhaitant améliorer leur productivité, leur efficacité et leur sécurité en matière de gestion de documents. Voici un aperçu des principales fonctionnalités que propose un logiciel GED.

Sauvegarde des documents

La fonctionnalité de sauvegarde des documents dans une GED permet de garantir la sécurité et la disponibilité des documents stockés dans le système. Voici quelques détails sur cette fonctionnalité :

• Automatisation de la sauvegarde : Le logiciel peut se configurer pour effectuer des sauvegardes automatiques des documents stockés dans le système à des intervalles réguliers ou selon un calendrier prédéfini.

• Sauvegarde sur des serveurs distants : Les sauvegardes peuvent se stockées sur des serveurs distants ou dans le cloud pour une meilleure protection contre les pertes de données.

• Sauvegarde incrémentielle : Le logiciel peut effectuer des sauvegardes incrémentielles, c’est-à-dire ne sauvegarder que les fichiers modifiés ou ajoutés depuis la dernière sauvegarde, pour réduire le temps et l’espace de stockage nécessaires.

• Contrôle des versions : La sauvegarde des documents permet de conserver les différentes versions des fichiers, ce qui permet de revenir à une version antérieure en cas de besoin.

• Restauration des documents : La fonctionnalité de sauvegarde permet également de restaurer les documents en cas de perte de données ou de panne du système.

• Sécurité des sauvegardes : Les sauvegardes sont souvent chiffrées pour garantir leur sécurité et leur confidentialité.

En résumé, la fonctionnalité de sauvegarde des documents dans une GED permet de garantir la sécurité et la disponibilité des documents stockés dans le système en cas de perte de données ou de panne du système. Elle peut être automatisée et configurée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Recherche de documents

La fonctionnalité de recherche de documents permet aux utilisateurs de trouver rapidement et facilement les documents dont ils ont besoin. Voici quelques détails sur cette fonctionnalité :

• Recherche par mots-clés : La recherche de documents dans une GED se fait souvent par mots-clés ou par une combinaison de mots-clés. Les utilisateurs peuvent saisir des mots-clés spécifiques pour trouver rapidement les documents pertinents.

• Recherche avancée : Le logiciel peut également proposer une recherche avancée, qui permet d’affiner les résultats en utilisant des critères supplémentaires tels que la date de création, la date de modification, le type de fichier, l’auteur, etc.

• Recherche en texte intégral : Certaines GED proposent une recherche en texte intégral, qui permet de rechercher des mots spécifiques à l’intérieur des documents eux-mêmes, y compris des fichiers PDF, Word ou Excel.

• Filtres de recherche : Les utilisateurs peuvent souvent utiliser des filtres pour affiner les résultats de la recherche, par exemple pour ne voir que les documents d’un certain type ou créés dans une certaine période.

• Recherche rapide : Certaines GED proposent également une fonctionnalité de recherche rapide, qui permet de trouver rapidement les documents les plus récemment consultés ou modifiés.

En somme, la fonctionnalité de recherche de documents dans le logiciel permet aux utilisateurs de trouver rapidement et facilement les documents dont ils ont besoin, grâce à des outils de recherche avancée et de filtrage. Les utilisateurs peuvent utiliser des mots-clés ou des critères de recherche plus spécifiques pour trouver les documents pertinents.

Numérisation et archivage des documents

La fonctionnalité de numérisation et d’archivage des documents est l’une des fonctionnalités principales d’une GED. Elle permet de convertir les documents papier en fichiers numériques et de les stocker de manière organisée et sécurisée. Voici quelques détails sur cette fonctionnalité :

• Numérisation : Le logiciel peut intégrer un scanner pour numériser les documents papier. Les utilisateurs peuvent scanner des documents individuels ou des lots de documents, et les fichiers se stock automatiquement dans la GED.

• OCR : Pour les documents numérisés, le logiciel peut utiliser une reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir le texte en format électronique. Cela permet une recherche et une analyse plus faciles du contenu des documents.

• Archivage : La GED peut également offrir des options d’archivage pour les documents. Les documents peuvent être archivés en fonction de leur âge, de leur pertinence ou d’autres critères, et la GED peut être programmée pour archiver automatiquement les documents selon des règles prédéfinies.

• Conservation des documents : Le logiciel peut également offrir des options de conservation des documents pour assurer leur intégrité à long terme. Les documents peuvent être stockés dans des formats spécifiques et les métadonnées peuvent être ajoutées pour faciliter la recherche et l’identification des documents.

En outre, la fonctionnalité de numérisation et d’archivage des documents dans une GED permet de stocker et de gérer efficacement les documents papier et électroniques en les organisant de manière sécurisée et accessible. La numérisation permet de convertir les documents papier en fichiers électroniques, tandis que l’archivage garantit leur intégrité et leur accessibilité à long terme.

Indexation

La fonctionnalité d’indexation est une autre fonctionnalité clé d’une GED. Elle permet de classer les documents numériques de manière organisée et de faciliter leur recherche et leur récupération. Voici quelques détails sur cette fonctionnalité :

• Identification des données clés : Le logiciel peut identifier les données clés des documents tels que les noms des auteurs, les dates de création, les mots clés, les références, etc. Ces informations peuvent s’utiliser pour créer des index de documents et faciliter leur classification et leur recherche.

• Indexation manuelle ou automatique : Les utilisateurs peuvent indexer manuellement les documents en ajoutant des informations telles que des mots clés, des dates et des noms d’auteurs, ou la GED peut indexer automatiquement les documents en analysant leur contenu à l’aide d’un moteur de recherche interne.

• Création de métadonnées : Le logiciel peut également créer des métadonnées pour chaque document enregistré. Les métadonnées sont des informations supplémentaires sur le document, telles que son titre, sa date de création, sa taille et son type de fichier. Les métadonnées permettent aux utilisateurs de rechercher des documents en utilisant différents critères et de trouver rapidement les documents pertinents.

En résumé, la fonctionnalité d’indexation dans une GED permet de classer les documents de manière organisée et de faciliter leur recherche et leur récupération. Les données clés des documents peuvent être identifiées et utilisées pour créer des index et des métadonnées peuvent être créées pour chaque document.

Stockage

Le stockage de documents est l’une des fonctionnalités clés d’une GED, et elle permet de :

• Stocker les documents de manière centralisée : La GED permet de stocker tous les documents de l’organisation dans un seul et même endroit, ce qui facilite l’accès et la recherche de documents. Les documents peuvent se stocker sur des serveurs locaux ou sur le cloud, en fonction des besoins de l’organisation.

• Sécuriser les documents : Le logiciel permet de sécuriser les documents en limitant l’accès à certaines personnes ou groupes. Les documents peuvent se faire protéger par des mots de passe, des certificats numériques, des autorisations d’accès, etc.

• Partager les documents : La GED permet de partager les documents avec les personnes autorisées, qu’elles se trouvent dans ou en dehors de l’organisation. Les documents peuvent être partagés par e-mail, par lien sécurisé, par portail web, etc.

• Archiver les documents : Le logiciel permet d’archiver les documents selon les règles et les normes en vigueur dans l’organisation. Les documents peuvent être archivés électroniquement ou physiquement, en fonction de leur valeur légale et de leur importance.

En somme, le stockage de documents dans une GED permet d’optimiser la gestion de l’information de l’organisation en offrant une solution centralisée, sécurisée, organisée et accessible pour tous les types de documents.

Sécurité

La sécurité est une fonctionnalité clé d’une GED qui permet de protéger les informations sensibles de l’organisation et d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des documents stockés. Voici les principales fonctionnalités de sécurité d’une GED :

• Gestion des accès : Le logiciel permet de gérer les accès aux documents en fonction des rôles et des responsabilités de chaque utilisateur. Les autorisations d’accès peuvent être définies en fonction de critères tels que le profil utilisateur, le type de document, le projet, etc.

• Protection des données : La GED permet de protéger les données sensibles en utilisant des techniques de cryptage, de hachage et de signature numérique. Ces techniques permettent d’assurer la confidentialité, l’intégrité et l’authenticité des données stockées.

• Audit de sécurité : Le logiciel permet de suivre l’utilisation du système et des documents afin de détecter toute activité suspecte ou non autorisée. Les journaux d’audit permettent également de garantir la conformité aux réglementations en vigueur.

• Gestion des risques : La GED permet d’identifier et de gérer les risques liés à la sécurité de l’information. Les risques peuvent être évalués en fonction de critères tels que la criticité du document, la nature des données stockées, les menaces potentielles, etc.

• Conformité aux normes : Le logiciel permet de garantir la conformité aux normes et aux réglementations en vigueur en matière de sécurité de l’information. Les normes telles que la norme ISO 27001, la RGPD, le PCI DSS, etc. peuvent être prises en compte dans la conception et la mise en œuvre de la GED.

En somme, la fonctionnalité de sécurité d’une GED permet de protéger les informations sensibles de l’organisation en offrant une solution sécurisée, fiable et conforme aux normes en vigueur.

Comment choisir un logiciel GED

Le choix d’un logiciel GED est une étape cruciale pour toute organisation souhaitant gérer efficacement ses documents électroniques. Voici quelques éléments clés à prendre en compte lors du choix d’un logiciel GED adapté à vos besoins :

Définir les besoins de l’organisation

Avant de choisir un logiciel GED, il est important de définir clairement les besoins de l’organisation en matière de gestion de documents électroniques. Les critères tels que la quantité et le type de documents à gérer, le nombre d’utilisateurs, les fonctionnalités requises, etc. doivent être pris en compte pour choisir un logiciel qui répond à ces besoins.

Évaluer les fonctionnalités du logiciel

Le logiciel doit offrir des fonctionnalités adaptées aux besoins de l’organisation, telles que la gestion de documents, la recherche avancée, la sécurité, la collaboration, etc. Aussi, il faut évaluer les fonctionnalités offertes par le logiciel pour déterminer s’ils répondent aux besoins de l’organisation.

Vérifier la compatibilité avec les systèmes existants

Le logiciel doit être compatible avec les systèmes informatiques existants de l’organisation, tels que les systèmes de gestion de contenu, les systèmes ERP, les systèmes de messagerie, etc. La compatibilité est essentielle pour garantir une intégration fluide et éviter les problèmes de compatibilité.

Évaluer l’interface utilisateur

L’interface utilisateur du logiciel doit être intuitive et facile à utiliser pour les utilisateurs. De même, il est important de vérifier si l’interface utilisateur offre une expérience utilisateur agréable et si elle est conviviale pour les utilisateurs.

Vérifier la sécurité et la conformité

La sécurité et la conformité sont des éléments clés pour la gestion des documents électroniques. Il est important de vérifier si le logiciel GED offre des fonctionnalités de sécurité telles que la gestion des accès, la protection des données, l’audit de sécurité, etc. Il est également important de vérifier si le logiciel est conforme aux normes de sécurité et de confidentialité en vigueur, telles que la norme ISO 27001, la RGPD, le PCI DSS, etc.

Évaluer le support technique et le service après-vente

Le support technique et le service après-vente sont essentiels pour garantir un bon fonctionnement du logiciel. Il est important de vérifier si le fournisseur de logiciel offre un support technique fiable et réactif, ainsi qu’un service après-vente de qualité pour résoudre les problèmes éventuels.

En somme, le choix d’un logiciel GED adapté à vos besoins nécessite une évaluation minutieuse des fonctionnalités, de la compatibilité, de la sécurité, de l’interface utilisateur, du support technique et du service après-vente. En gardant ces éléments clés à l’esprit, vous pourrez choisir un logiciel GED qui répond à vos besoins et vous aide à gérer efficacement vos documents électroniques.

Conclusion

En conclusion, du GED est devenue une nécessité pour de nombreuses organisations qui souhaitent gérer efficacement leurs documents électroniques et améliorer leur productivité. Les logiciels GED offrent une solution complète pour la gestion des documents électroniques, de leur création à leur stockage et leur diffusion en passant par leur consultation et leur sécurité.

Aussi, un utilisant un logiciel GED efficace, les organisations peuvent améliorer leur productivité, réduire les coûts liés à la gestion de documents, améliorer la collaboration entre les équipes, réduire les risques de sécurité et améliorer la qualité de leurs services.