Introduction
Dans le monde numérique d’aujourd’hui, la gestion efficace des documents est cruciale pour le succès de toute entreprise. C’est là qu’intervient un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED).
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
Un logiciel GED est un système qui permet de créer, de stocker, de gérer et de partager des documents de manière électronique. Il offre une solution pour gérer l’ensemble du cycle de vie d’un document, de sa création à sa destruction.
Pourquoi utiliser un logiciel GED ?
L’utilisation d’un logiciel GED offre de nombreux avantages, notamment l’amélioration de l’efficacité, la réduction des coûts et la sécurisation des documents.
Les avantages d’un logiciel GED
Un logiciel GED offre de nombreux avantages qui peuvent transformer la façon dont votre entreprise gère ses documents.
Optimisation de l’espace de stockage
Avec un logiciel GED, vous pouvez stocker une quantité illimitée de documents dans un espace numérique, éliminant ainsi le besoin d’espace physique pour le stockage des documents.
Amélioration de la productivité
Un logiciel GED permet de retrouver rapidement et facilement des documents, ce qui peut considérablement améliorer la productivité de votre équipe.
Sécurité des documents
Un logiciel GED offre des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger vos documents contre les accès non autorisés et les pertes de données.
Comment choisir un logiciel GED ?
Le choix d’un logiciel GED dépend de plusieurs facteurs, particulièrement les fonctionnalités requises, l’ergonomie du logiciel et sa compatibilité avec d’autres systèmes.
Les fonctionnalités à rechercher
Lors du choix d’un logiciel GED, il est important de considérer les fonctionnalités qu’il offre. Cela peut inclure la capacité de stocker et de récupérer des documents, la possibilité de partager des documents avec d’autres utilisateurs, et des fonctionnalités de sécurité pour protéger vos documents.
L’importance de l’ergonomie
Un logiciel GED doit être facile à utiliser pour tous les membres de votre équipe. Il doit offrir une interface utilisateur intuitive et des fonctionnalités qui facilitent la gestion des documents.
La compatibilité avec d’autres systèmes
Il est également important de choisir un logiciel GED qui est compatible avec d’autres systèmes que votre entreprise utilise déjà. Cela peut inclure des logiciels de comptabilité, des systèmes de gestion de la relation client (CRM), et d’autres outils de productivité.
Les meilleurs logiciels GED en 2023
Il existe de nombreux logiciels GED sur le marché, chacun offrant des fonctionnalités et des avantages uniques. Voici quelques-uns des meilleurs logiciels GED disponibles en 2023.
Zeendoc
Zeendoc est une solution d’automatisation de documents de nouvelle génération qui permet aux équipes commerciales d’améliorer leur flux de travail actuel grâce à des informations exploitables. Fondé en 2019 par Laurent Lathieyre, un entrepreneur en technologie en série, et Olivier Colle, un ingénieur logiciel senior et entrepreneur, Zeendoc a été créé par une équipe de vétérans de la technologie et accéléré par Techstars Seattle, la principale plateforme mondiale d’investissement et d’innovation.
Zeendoc a pour mission d’aider les équipes à localiser facilement leurs documents, à trouver rapidement des informations et à rester au top de leurs obligations avec une efficacité améliorée. Grâce à son design UX convivial, sa technologie sans code et ses intégrations populaires, Zeendoc permet à votre équipe de transformer chaque document en données exploitables, vous redonnant le contrôle et la visibilité à chaque moment crucial.
Avec Zeendoc, vous pouvez :
- Récupérer et localiser des documents automatiquement.
- Collaborer avec les membres de l’équipe pour visualiser, gérer et organiser des contrats.
- Se connecter à des intégrations populaires (Gmail, Dropbox, Box, + plus) et accéder à vos documents n’importe où et n’importe quand.
- Prend en charge plus de 60 types de fichiers, y compris les documents mal numérisés.
Qualios
Qualios est un logiciel de gestion de la qualité qui aide les entreprises à maintenir le contrôle sur leur système d’information et leurs documents. Il a été conçu pour faciliter l’engagement qualité des entreprises et leur permettre de se conformer aux normes ISO 9001, ISO 14001 ou 18001.
Avec Qualios, vous pouvez :
- Gérer efficacement votre flux de travail avec des outils parfaitement intégrés pour faciliter la gestion de votre système d’information.
- Garantir des informations à jour et facilement traçables grâce à la solution Qualios Doc qui vous permet de contrôler vos documents et leur évolution.
- Générer des formulaires et des tableaux de bord clairs et concis pour gérer rapidement votre flux de travail interne avec Qualios Manager.
- Suivre de manière approfondie vos indicateurs de qualité, surveiller les corrections ou les actions préventives, le suivi des non-conformités ou des audits.
- Impliquer votre équipe dans l’amélioration de la qualité grâce à un outil performant et incitatif.
Qualios offre également un support client réel pour vous former, vous aider et répondre efficacement à vos questions et besoins. Le système est maintenu par leurs propres équipes techniques, avec la sécurité au cœur de leur processus de maintenance.
Open Bee
Open Bee est une plateforme numérique qui propose des solutions de gestion de documents intelligents. Elle offre une gamme de logiciels de capture qui permettent de classer et d’indexer intelligemment n’importe quel format de document, du papier à l’électronique.
Avec Open Bee, vous pouvez :
- Intégrer tous types de documents, qu’ils soient papiers ou électroniques, à partir de n’importe quel emplacement : scanner, appareil multifonction, serveur de messagerie, applications métier, Microsoft Office, etc.
- Bénéficier d’une large gamme de technologies de reconnaissance avancées : OCR, code-barres, code QR, analyse sémantique, recherche dans la base de données, apprentissage automatique et apprentissage profond, etc.
- Capturer des informations importantes de vos documents pour un classement et un renommage intelligents dans votre système de gestion de documents Open Bee.
- Automatiser la manière dont vous communiquez les documents entrants à vos employés.
- Transformer vos informations en données utilisables.
- Initier dynamiquement des processus métier à partir de données capturées dans vos documents.
Open Bee offre également une solution 100% basée sur le cloud, garantissant ainsi la continuité de vos processus métier, même à distance, et facilitant l’accès à vos données en centralisant vos informations.
Comment implémenter un logiciel GED dans votre entreprise ?
L’implémentation d’un logiciel GED dans votre entreprise peut être un processus complexe, mais avec une planification et une préparation appropriées, il peut être géré efficacement.
Étape 1 : Analyse des besoins
La première étape de l’implémentation d’un logiciel GED est d’analyser les besoins de votre entreprise. Cela peut inclure l’évaluation du volume de documents que votre entreprise produit et gère, le type de documents que vous utilisez, et les défis que vous rencontrez dans la gestion de ces documents.
Étape 2 : Sélection du logiciel
Une fois que vous avez une compréhension claire de vos besoins, vous pouvez commencer à évaluer les différents logiciels GED disponibles sur le marché et choisir celui qui répond le mieux à vos besoins.
Étape 3 : Formation des utilisateurs
Après avoir sélectionné un logiciel GED, il est important de former tous les utilisateurs sur la façon d’utiliser le logiciel efficacement. Cela peut inclure la formation sur la manière de créer, de stocker, de récupérer et de partager des documents, ainsi que sur la manière d’utiliser les fonctionnalités de sécurité du logiciel.
Conclusion
Un logiciel GED peut transformer la manière dont votre entreprise gère ses documents, en améliorant l’efficacité, en réduisant les coûts et en sécurisant vos documents. En choisissant le bon logiciel GED pour votre entreprise et en l’implémentant correctement, vous pouvez tirer le meilleur parti de cette technologie puissante.
FAQ
- Qu’est-ce qu’un logiciel GED ? Un logiciel GED est un système qui permet de créer, de stocker, de gérer et de partager des documents de manière électronique
- Pourquoi devrais-je utiliser un logiciel GED dans mon entreprise ? L’utilisation d’un logiciel GED peut améliorer l’efficacité, réduire les coûts et sécuriser vos documents. Il permet également une meilleure collaboration et un accès facile aux documents.
- Quelles sont les fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel GED ? Les fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel GED incluent la capacité de stocker et de récupérer des documents, la possibilité de partager des documents avec d’autres utilisateurs, et des fonctionnalités de sécurité pour protéger vos documents.
- Comment puis-je implémenter un logiciel GED dans mon entreprise ? L’implémentation d’un logiciel GED dans votre entreprise implique une analyse des besoins, la sélection du logiciel et la formation des utilisateurs.
- Quels sont les meilleurs logiciels GED en 2023 ? Il existe de nombreux logiciels GED sur le marché, chacun offrant des fonctionnalités et des avantages uniques. Il est recommandé de faire des recherches et de choisir celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.
