Introduction
Dans l’ère numérique actuelle, la gestion efficace des documents est un pilier essentiel de la réussite de toute entreprise. C’est là qu’intervient un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED).
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
Un logiciel GED constitue un système permettant la création, le stockage, la gestion et le partage électronique de documents. Il offre une solution complète pour gérer le cycle de vie de chaque document, depuis sa création jusqu’à sa destruction.
Pourquoi utiliser un logiciel GED ?
L’adoption d’un logiciel GED présente de multiples avantages. Tels que l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts et la sécurisation des documents.
Les avantages d’un logiciel GED
Un logiciel GED présente une multitude d’avantages susceptibles de transformer la gestion documentaire au sein de votre entreprise.
Optimisation de l’espace de stockage
Grâce à un logiciel GED, il devient possible de stocker une quantité illimitée de documents dans un espace numérique. Éliminant ainsi le besoin d’espace physique pour le stockage des documents.
Amélioration de la productivité
La capacité à retrouver rapidement et facilement des documents offerte par un logiciel GED peut considérablement accroître la productivité de votre équipe.
Sécurité des documents
Les fonctionnalités de sécurité avancées fournies par un logiciel GED assurent la protection de vos documents contre les accès non autorisés ainsi que les risques de perte de données.
Comment choisir un logiciel GED ?
Le choix d’un logiciel GED dépend de plusieurs facteurs, particulièrement les fonctionnalités requises. L’ergonomie du logiciel et sa compatibilité avec d’autres systèmes.
Les fonctionnalités à rechercher
Lors de la sélection d’un logiciel GED, il est primordial de prendre en compte les fonctionnalités disponibles. Celles-ci peuvent inclure la capacité de stocker et de récupérer des documents, la possibilité de partager des documents avec d’autres utilisateurs, ainsi que des fonctionnalités de sécurité pour protéger vos données.
L’importance de l’ergonomie
Un logiciel GED doit être convivial pour tous les membres de votre équipe. Il devrait offrir une interface utilisateur intuitive et des fonctionnalités simplifiées pour faciliter la gestion des documents.
La compatibilité avec d’autres systèmes
Il est également essentiel de choisir un logiciel GED compatible avec les systèmes en place au sein de votre entreprise. Cela peut comprendre des logiciels de comptabilité, des systèmes de gestion de la relation client (CRM) et d’autres outils de productivité.
Les meilleurs logiciels GED en 2023
Il existe de nombreux logiciels GED sur le marché, chacun offrant des fonctionnalités et des avantages uniques. Voici quelques-uns des meilleurs logiciels GED disponibles en 2023.
Zeendoc
Zeendoc se distingue comme une solution d’automatisation de documents de nouvelle génération. Permettant aux équipes commerciales d’optimiser leurs flux de travail grâce à des informations exploitables. Fondée en 2019 par Laurent Lathieyre, entrepreneur technologique chevronné, et Olivier Colle, ingénieur logiciel senior et entrepreneur. Zeendoc bénéficie du soutien de Techstars Seattle, une plateforme mondiale de premier plan pour l’investissement et l’innovation.
La mission de Zeendoc est d’assister les équipes dans la localisation aisée de leurs documents, la recherche rapide d’informations et le maintien de leur efficacité opérationnelle. Doté d’une interface utilisateur conviviale, de technologies sans code et d’intégrations populaires. Zeendoc permet à votre équipe de convertir chaque document en données exploitables, vous offrant ainsi un contrôle et une visibilité accrus à chaque étape critique.
Avec Zeendoc, vous pouvez :
- Récupérer et localiser des documents automatiquement.
- Collaborer avec les membres de l’équipe pour visualiser, gérer et organiser des contrats.
- Se connecter à des intégrations populaires (Gmail, Dropbox, Box, + plus) et accéder à vos documents n’importe où et n’importe quand.
- Prend en charge plus de 60 types de fichiers, y compris les documents mal numérisés.
Qualios
Qualios se présente comme un logiciel de gestion de la qualité conçu pour aider les entreprises à maintenir le contrôle sur leur système d’information et leurs documents. Son objectif est de simplifier l’engagement qualité des entreprises et de les aider à se conformer aux normes ISO 9001, ISO 14001 ou 18001.
Avec Qualios, vous pouvez :
- Gérer efficacement votre flux de travail avec des outils parfaitement intégrés pour faciliter la gestion de votre système d’information.
- Garantir des informations à jour et facilement traçables grâce à la solution Qualios Doc qui vous permet de contrôler vos documents et leur évolution.
- Générer des formulaires et des tableaux de bord clairs et concis pour gérer rapidement votre flux de travail interne avec Qualios Manager.
- Suivre de manière approfondie vos indicateurs de qualité, surveiller les corrections ou les actions préventives, le suivi des non-conformités ou des audits.
- Impliquer votre équipe dans l’amélioration de la qualité grâce à un outil performant et incitatif.
En outre, Qualios offre un support client réel pour vous former, vous assister et répondre efficacement à vos questions et besoins. Le système est maintenu par leurs propres équipes techniques, avec la sécurité au cœur de leur processus de maintenance.
Open Bee
Open Bee se distingue comme une plateforme numérique offrant des solutions de gestion de documents intelligentes. Elle propose une variété de logiciels de capture permettant de classer et d’indexer de manière intelligente tout format de document, du papier à l’électronique.
Avec Open Bee, vous pouvez :
- Intégrer tous types de documents, qu’ils soient papier ou électroniques, provenant de divers emplacements tels que des scanners, des appareils multifonctions, des serveurs de messagerie, des applications métier, Microsoft Office, etc.
- Profiter d’une large gamme de technologies de reconnaissance avancées telles que l’OCR, les codes-barres, les codes QR, l’analyse sémantique, la recherche dans la base de données, l’apprentissage automatique et l’apprentissage profond, etc.
- Capturer des informations importantes de vos documents pour un classement et un renommage intelligents dans votre système de gestion de documents Open Bee.
- Automatiser la manière dont vous communiquez les documents entrants à vos employés.
- Transformer vos informations en données utilisables.
- Initier dynamiquement des processus métier à partir de données capturées dans vos documents.
Open Bee propose également une solution entièrement basée sur le cloud. Ce qui garantit la continuité de vos processus métier, et facilitant l’accès à vos données en centralisant vos informations.
Comment implémenter un logiciel GED dans votre entreprise ?
Mettre en place un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) au sein de votre entreprise représente un défi qui demande une planification minutieuse. Mais avec une préparation adéquate, il est tout à fait possible de mener à bien ce processus.
Étape 1 : Analyse des besoins
La première étape pour l’implémentation d’un logiciel GED est de réaliser une analyse approfondie des besoins de votre entreprise. Cela implique d’évaluer le volume de documents générés et gérés par votre entreprise, le type de documents utilisés, ainsi que les difficultés rencontrées dans leur gestion.
Étape 2 : Sélection du logiciel
Une fois que vous avez une vision claire de vos besoins. Vous pouvez entamer l’évaluation des différentes solutions logicielles de GED disponibles sur le marché afin de choisir celle qui correspond le mieux à vos exigences.
Étape 3 : Formation des utilisateurs
Après avoir sélectionné le logiciel de GED approprié. Il est primordial d’offrir une formation exhaustive à tous les utilisateurs sur l’utilisation efficace de l’outil. Cette formation devrait couvrir divers aspects, notamment la création, le stockage, la récupération et le partage de documents, ainsi que l’utilisation des fonctionnalités de sécurité intégrées au logiciel.
Conclusion
L’intégration d’un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) peut révolutionner la gestion documentaire de votre entreprise. En boostant son efficacité, en réduisant les coûts et en renforçant la sécurité de vos données. En sélectionnant avec soin le bon logiciel GED et en effectuant une mise en place adéquate. vous pouvez exploiter pleinement cette technologie puissante.
FAQ
- Qu’est-ce qu’un logiciel GED ? Un logiciel GED est un système qui permet de créer, de stocker, de gérer et de partager des documents de manière électronique
- Pourquoi devrais-je utiliser un logiciel GED dans mon entreprise ? L’utilisation d’un logiciel GED peut améliorer l’efficacité, réduire les coûts et sécuriser vos documents. Il permet également une meilleure collaboration et un accès facile aux documents.
- Quelles sont les fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel GED ? Les fonctionnalités clés à rechercher dans un logiciel GED incluent la capacité de stocker et de récupérer des documents, la possibilité de partager des documents avec d’autres utilisateurs, et des fonctionnalités de sécurité pour protéger vos documents.
- Comment puis-je implémenter un logiciel GED dans mon entreprise ? L’implémentation d’un logiciel GED dans votre entreprise implique une analyse des besoins, la sélection du logiciel et la formation des utilisateurs.
- Quels sont les meilleurs logiciels GED en 2023 ? Il existe de nombreux logiciels GED sur le marché, chacun offrant des fonctionnalités et des avantages uniques. Il est recommandé de faire des recherches et de choisir celui qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.